Yapay zekâ artık hayatımızın her alanında ve iş hayatında da aktif kullanıldığı pek çok alan var. Bunlardan biri de elbette toplantılar. Peki toplantı için bizim yerimize not almasını ve özet çıkarmasını nasıl sağlayabiliriz?
Bitmek bilmeyen toplantılar, bir yandan konuşmacıyı dinlerken bir yandan da önemli noktaları kaçırmamaya çalışmak… Günümüzde hepimizin ortak derdi. Peki ya size “Artık not almanıza gerek yok, toplantıya odaklanın” desek?
Yapay zekâ destekli araçlar sayesinde, uzun toplantı kayıtlarını saniyeler içinde analiz edip size hap gibi özetler ve eylem maddeleri çıkaran bir döneme girdik. Biz de bu içeriğimizde yapay zekâ ile toplantı notları ve özetleri nasıl alınır? sorusunu yanıtlayacağız.
Toplantılarda neden yapay zekâ kullanmalıyız?
Önce malum soruyu cevaplayalım. Eskiden toplantı biter, biri notları toparlar, dağıtır ve çoğu zaman o notlar bir daha okunmazdı. Yapay zekâ ise artık bu durumu kökten değiştiriyor.
Yapay zekâyı toplantılarınızda aktif olarak kullanarak 1 saatlik toplantının tamamını tekrar dinlemek yerine, 2 dakikalık özetini okuyarak kaçırmamanız gereken noktalara ulaşabilmeniz mümkün. Ayrıca artık “Acaba şunu not aldım mı?” stresi olmadan toplantıya %100 katılım sağlayabilir ve daha yaratıcı düşünebilirsiniz.
Keza illa özet çıkartırmanıza gerek yok. Yapay zekâ tüm konuşmayı transkript ederek hiçbir önemli bir detayı atlamamanızı sağlar. Ayrıca görev dağılımlarında da üzerinize düşen görevi sizin yerinize not alır ve dilerseniz ‘to-do list’ bile oluşturabilir.
Yapay Zekâ toplantı notlarını nasıl hazırlıyor?
İçeriğimizin devamında nasıl kullanacağınızı adım adım anlatacağız fakat çalışma mantığını özetlemek gerekirse kullandığınız aracı (Zoom, Google Meet, Teams vb.) yapay zekâ asistanına bağlıyorsunuz. Toplantı başladığında, yapay zekâ asistanınız da bir katılımcı gibi toplantıya giriyor ve sesi kaydediyor.
Yapay zekâ toplantınız boyunca duyduğu her şeyi saniyesi saniyesine yazıya döküyor. Hatta bazı araçlar konuşan kişileri de ayırt edebiliyor.
İş analiz ve özetlemeye gelince ise transkript sonrası yani toplantının bitiminden hemen sonra tüm metinleri okuyor ve ana fikirleri, alınan kararları, tartışılan konuları ve atanan görevleri anlıyor. Devamında da istediklerinize göre gerekirse özet, gerekirse liste hâlinde sonuçları size ulaştırıyor.
Toplantı özeti için hangi yöntem ve araçlar kullanılır?
1. Platformların kendi özellikleri (Zoom, Teams, Google)
Artık kullandığımız video konferans programları bu özellikleri kendileri sunmaya başladı, yani harici olarak yapay zekâ bağlamadan da bu özellikleri kullanabilirsiniz.
- Microsoft Teams (Co-pilot): Toplantı sırasında size özet çıkarır, kimin ne dediğini söyler ve görevleri listeler.
- Zoom (AI Companion): Toplantı bittiğinde size otomatik bir özet gönderebilir veya toplantı sırasında “Geçen 5 dakikada ne kaçırdım?” diye sorabilirsiniz.
- Google Meet: Benzer şekilde özetleme ve transkripsiyon özellikleri sunar.
2. Üçüncü parti “Bot” asistanlar (Otter, Fireflies, Fathom vb.)
Bu araçlar, toplantılarınıza sizin adınıza bir “not alıcı bot” gönderir. Takviminize bağlanırlar ve toplantı başladığında otomatik olarak katılırlar.
Kullanıcı geri bildirimlerine göre bu asistanlar, dâhili yapay zekâ araçlarına kıyasla genellikle daha detaylı analizler sunarlar. Ayrıca notların çıktılarını alabileceğiniz platform açısından daha fazla çeşite sahiptirler.
3. Manuel yöntem (ChatGPT, Gemini, Claude vb.)
Eğer toplantının ses kaydını veya videosunu aldıysanız, bu kayıttan elde ettiğiniz metni (transkripti) doğrudan ChatGPT veya benzeri bir yapay zekâ sohbet botuna yapıştırabilirsiniz.
- Komut (Prompt) Örneği: “Aşağıdaki toplantı metnini oku. Bana 5 maddelik bir özet, alınan ana kararları ve atanan tüm görevleri listele.”
Üstteki komutu toplantı özetinden neye ihtiyacınız varsa o şekilde özelleştirebilirsiniz. Kullandığınız yapay zekâ sohbet botu her ne olursa olsun aşağı yukarı istediğiniz sonucu verecektir.
Yapay zekâ araçları Türkçe toplantıları anlıyor mu?
Evet. Günümüzdeki popüler yapay zekâ araçlarının (hem yerleşik olanlar hem de üçüncü parti botlar) neredeyse tamamı Türkçe dilini çok başarılı bir şekilde anlıyor, yazıya döküyor ve özetleyebiliyor.
Toplantı verileri güvende olur mu?
Bu en kritik konu. Eğer Microsoft Teams veya Google Meet gibi kurumsal bir aracın kendi yapay zekâsını kullanıyorsanız, verileriniz genellikle şirketinizin güvenlik politikaları dâhilinde kalır (yine de %100 güvende olduğu anlamına gelmez) ancak üçüncü parti bir araç (Fireflies, Otter vb.) kullanacaksanız, bu aracın gizlilik politikasını (Data Privacy Policy) mutlaka okumalısınız. Çok hassas ve gizli bilgilerin konuşulduğu toplantılarda ekstra dikkatli olmakta fayda var.